Einstieg ins Thema schriftliche Planung
In vielen Fällen reichen drei Zettel, um Projekte vorzubereiten, Probleme zu lösen oder Ideen auszuarbeiten
Von Christoph Beck
Planen muss nicht immer ein großer Aufwand sein. Im Alltag reicht häufig eine ganz einfache Variante – das Drei-Zettel-Prinzip. Dabei skizzieren Sie auf einzelnen Blättern ganz kurz, was ansteht, was Sie erreichen wollen und was Sie tun müssen. Mit dieser einfachsten Form der Planung lassen sich kleinere Projekte schon ganz gut vorbereiten, einfache Probleme lösen oder Ideen ausarbeiten.
Sie brauchen drei Blockblätter oder Notizzettel. Überschreiben Sie diese mit:
Start: Wo stehe ich heute?
Ziel: Wo will ich hin?
Vorgehen: Wie komme ich hin?
Start: Beschreiben Sie auf dem ersten Blatt zunächst Ihre Ausgangssituation: Wie ist die aktuelle Lage? Was ist der Anlass für das anstehende Handeln/Projekt? Gerade wenn es darum geht, Schwierigkeiten zu beseitigen, ist es wichtig, diese gründlich zu untersuchen: Was ist das Problem? Wie wirkt es sich aus? Wie ist es entstanden (Ursache)? Was könnte passieren, wenn wir es nicht lösen (Gefahren)?
Ziel: Beschreiben Sie als zweites, was Sie denn mit der aktuell anstehenden Aufgabe erreichen oder bewirken wollen. Wie soll sich die Situation nach dem Projekt darstellen, also beispielsweise, nachdem Sie die Schwierigkeit beseitigt, das Problem gelöst, die Idee realisiert haben?
Vorgehen: Notieren Sie auf dem dritten Blatt (unsortiert), was Sie brauchen und tun müssen, um diese Aufgabe gut zu erledigen, um also das Ziel zu erreichen. Erst zum Schluss sortieren Sie die notwendigen Mittel und Maßnahmen, versehen mit konkreten Terminen. So wird Blatt 3 zu Ihrem „Fahrplan“ fürs Handeln, den Sie nun Schritt für Schritt abarbeiten.
Zumindest für einfache Aufgaben bietet diese leicht anwendbare Methode eine brauchbare Unterstützung (auch für Ihre Mitarbeiter!). Für komplexere und größere Projekte ist es allerdings weniger geeignet. Hier empfiehlt sich das systematische Vorgehen nach dem HelfRecht-Regelkreis (gerne informieren wir Sie hierzu detaillierter).
Ideal auch zum Vorbereiten von Besprechungen oder Vorträgen!
Dieses „Drei-Zettel-Prinzip“ eignet sich übrigens auch hervorragend, um ein Gespräch, eine Diskussion, einen Vortrag oder Ähnliches vorzubereiten:
Start: Was ist das Thema? Um was geht es? Wer ist dabei? Warum ist das Gespräch notwendig? Wer ist dabei? Wie sind die Rahmenbedingungen?
Ziel: Was will ich erreichen? Mit welcher Zielsetzung gehe ich ins Gespräch? Welche Botschaft will ich vermitteln? Was soll als Ergebnis herauskommen?
Weg: Wie gehe ich vor? Wie unterstütze ich meine Ausführungen und Argumente? Wie könnte sich das Gespräch entwickeln – und wie reagiere ich dann?
Probieren Sie es doch einfach mal aus!
Zum Autor:
Der Journalist Christoph Beck leitet als Prokurist den Kommunikationsbereich des HelfRecht-Unternehmerzentrums im nordbayerischen Bad Alexandersbad (www.helfrecht.de). Wenn Sie mehr über das Planungs- und Managementsystem von HelfRecht erfahren wollen oder wenn Sie wissen wollen, wie Sie vom HelfRecht-System (Führungskompetenz, Selbstorganisation, Ziel- und Zeitmanagement, Unternehmensführung) profitieren können, erreichen Sie Christoph Beck unter E-Mail c.beck@helfrecht.de oder per Telefon unter 09232/601-255.
